通过归档文档可以管理邮件文件的大小。
归档可以释放空间并改进邮件的性能。对于大型邮件文件来说，归档尤其有用。可以将邮件、记事本页面和待办事宜文档归档。归档就是镜像邮件文件，二者包含的视图和文件夹完全相同。除了“欢迎”页面和“联系人”，归档中的大多数选项卡都可用。定义如何以及何时使用称为归档条件的一组规则进行归档。
注： 管理员可以设置策略来控制您的归档选项。
可以查看使用 IBM® Notes® 客户机创建的归档。如果在服务器上归档，那么在 iNotes 或 Notes 中单击某个归档子条目会在存储归档数据库的服务器上打开根据该条件创建的归档数据库。如果您在本地归档，归档就是本地的，这种本地是针对桌面而言的，不是针对您的邮件帐户而言的。因此，通过 Notes 客户机创建的归档既能在 Notes 中看到，也能在 iNotes 中看到，但只能在创建它们所在的客户机中进行访问。
可以在主服务器或本地工作站上进行归档。下面是确定归档位置时要考虑的一些事项：
基于服务器的归档：
- 管理员必须在服务器上启用归档功能。
- 可以根据文档的创建时间手动或自动归档。
本地归档：
- 必须手动归档。
- 可以在脱机工作时归档。
- 只可用于 Microsoft Windows 上的 Microsoft Internet
Explorer 和 Mozilla Firefox。
可通过两种方法决定要归档的文档：一种是逐个选择文档进行归档，另一种方法是根据文档的创建时间自动归档。下面是要考虑的一些事宜：
- 如果在工作站上进行本地归档，则必须手动归档。
- 如果在主服务器上归档，也可以手动归档；或者可以定义一组条件（例如，90 天内未修改的所有文档），自动归档满足条件的文档。
有两种文档归档方式：
- 将文档存储到一个归档文件中，该文档随后即从您的邮件文件中删除。
- 仅删除文档。
